Los sistemas de información aplicados al control de la gestión de datos (página 2)

El primero de ellos, posee la información
relacionada al equipamiento en cuestión (unidad central,
monitor e impresora), el control de las aplicaciones o software
de cada una de las áreas, el control de los soportes con
información clasificada y limitada y el control del
personal autorizado a operar en cada activo. El segundo, posee la
información relacionada al equipamiento de comunicaciones
y transmisión de datos. Por último, las mejoras
operadas a ambos equipamientos, dígase mantenimiento
preventivo planificado, reparaciones por roturas, o mejoras del
rendimiento que conlleven cambios en la configuración.
Constituye información importante además a
controlar el traslado fuera del local y contaminación con
virus informáticos.

Estas informaciones en la actualidad no se controlan o
su control es incompleto. Un sistema con esta información
contribuirá al control exhaustivo del equipamiento
informático y de comunicaciones, además de contar
con las ventajas:

• Respecto a los recursos humanos: obtener
  rentabilidad en tiempo y en personal.

• Respecto a la información: minimizar la
  información en material impreso.

Se debe documentar el sistema, donde deben tener en
cuenta:

La documentación consiste en el material que
explica las características técnicas y de
operación de un sistema. Es esencial para proporcionar
entendimiento del sistema a quien lo vaya a usar para mantenerlo,
para permitir auditorías del sistema y para enseñar
a los usuarios cómo interactuar con el sistema y a los
usuarios que lo operan como hacerlo funcionar.

Esta documentación tiene las siguientes
ventajas:

• Ayuda al entrenamiento del nuevo personal dentro y
  fuera de la organización de sistemas.

• Es útil para cualquiera que tenga la
  responsabilidad del mantenimiento de los sistemas.

• Ayuda a los analistas y diseñadores de
  sistemas en el trabajo de integración de
  sistemas.

• Asegura que el sistema se opere
  correctamente.

• Se utilizan eficientemente los recursos que se
  dispongan.

La documentación adecuada y completa de una
aplicación que se desea implantar, mantener y actualizar
en forma satisfactoria, es esencial en cualquier sistema de
información, sin embargo, frecuentemente, es la parte a la
cual se dedica el menor tiempo y se le presta menos
atención, e incluso hasta no se realiza.

El Manual del Usuario facilita el conocimiento
de:

• Los documentos a los que se puede dar entrada por
  computadora.

• Los formatos de los documentos.

• Las operaciones que utiliza de entrada y salida de
  los datos.

• El orden del tratamiento de la computadora con los
  datos introducidos.

• El momento en que se debe solicitar una
  operación deseada.

• Los resultados de las operaciones realizadas a
  partir de los datos introducidos.

Conclusiones

• 1. La economía mundial se dirige hacia
  un nuevo modelo económico basado en el conocimiento,
  en el que éste tiene un claro valor diferenciador,
  aportando ventajas competitivas gracias a su
  gestión.

• 2. La innovación y el aprendizaje
  organizacional son elementos claves para aumentar el capital
  intelectual, respaldándose en las tecnologías
  de la información y las comunicaciones y en las
  personas de la organización.

• 3. Los sistemas informativos proveen a la
  empresa, en cada uno de sus niveles, la fuente necesaria para
  la toma de decisiones.

• 4. Una vía óptima para
  automatizar los sistemas de gestión lo constituyen los
  sistemas de gestión de bases de datos (SGBD),
  específicamente aquellos que siguen el modelo
  relacional por sus ventajas en cuanto a diseño,
  almacenamiento y mantenimiento.

• 5. En el ámbito empresarial es necesario
  un sistema integrado de recolección, procesamiento,
  almacenamiento y suministro de informaciones sobresalientes
  de los activos informáticos y de comunicaciones para
  que, tanto las recolecciones de datos como las decisiones de
  línea, sean las más adecuadas a cada
  situación.

• 6. El sistema tiene ventajas respecto con el
  equipo humano, se obtiene rentabilidad en tiempo y en
  personal, y respecto a la información, que permite
  minimizar la información en material
  impreso.

• 7. La documentación adecuada y completa
  del sistema de información que se desea implantar,
  mantener y actualizar de forma satisfactoria, tiene
  múltiples ventajas, y frecuentemente es a la que menos
  tiempo se le dedica y se le presta menos
  atención.

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Villanueva, PedroPablo (1998). La informática y
la entidad. Editorial Ciencias Sociales. La Habana.

Autor:

Ing. Moisés Rodríguez
Freyre

Empresa Eléctrica Matanzas, Calle
Contreras # 70 e/t Ayuntamiento y Santa Teresa, Matanzas,
Cuba.